Help desk - Google Apps Script

En este proyecto usaremos gmail, calendar y sites. Mostraremos los siguientes pasos para la automatización de un flujo de trabajo de una mesa de ayuda.


Crear un formulario con google docs para almacenar los datos, tendrá los siguientes campos.

En el Spreadsheet le agregamos los siguientes campos (Notas, Estado, Resolucion).

** El usuario debe compartir su Calendario con permisos “Realizar cambios en eventos” sino al momento de crear el evento en el calendario del usuario nos dará un error por falta de permisos.

Crear un nuevo site en mi caso sera (Geferson-heldesk), crear una nueva pagina (helpdesk), seleccionamos  una plantilla tipo lista.

Clic en crear tu propia lista.

Añadimos 2 columnas de tipo texto (Descripción, Resolución), guardar.

Programar las citas con los usuarios.

Para programar una cita con un usuario para ayudarles con su problema. En el pasado, iba a abrir los dos calendarios, encontrar un momento en que ambos eran libres, y luego crear la invitación a la reunión.

Ahora para extender el funcionamiento del proyecto vamos a programar la cita automáticamente, añadir una nueva entrada de menú personalizado que se encuentra disponible la primera ranura 30 minutos de tiempo en un día determinado, tanto en su agenda y el calendario del usuario y luego hacer la cita.

Seleccionar en la fila y nos vamos al menú y Clic en programar la cita.

Autorizamos el acceso de los servicios de spreadsheet, email, calendar y sites.

Clic en conceder acceso.

Nos mostrara la siguiente pantalla, ingresamos la fecha y hora, clic en el botón  aceptar para programar la cita. En este ejemplo en el intervalo de 09:00 a 17:00 se compararan los dos calendarios hasta que los calendarios tengan un intervalo de 30 minutos libres y se programara la cita, sino tendrá que cambiar la fecha.

Se llenaran los campos de notas y estado.

Notas Estado

Cita. En Progreso

En el calendario del mismo y del usuario aparecerá la cita programada.

Y se esperar a que el usuario acept la cita y nos enviara un email de confirmación.

Clic en Enviar Email para enviarle una notificación al usuario.

Clic en la opción “Publicar Solución” para que se publique en una lista en el site de modo que los usuarios pueden encontrar las respuestas a las preguntas más frecuentes por su cuenta al visitar el site.

se actualiza la lista de la página del site.

El codigo es el siguiente:

//Nos mostrarael menu cada vez que cargue el Spreadsheet

function onOpen() {

  var subMenus = [{name:"Programar cita", functionName: "formCita"},

                  {name:"Enviar email", functionName: "enviarEmail"},   

                  {name:"Publicar Solucion", functionName: "pushToSite"}];

  SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().addMenu("[Menu Utilitarios]", subMenus);   

}

// crear el diseño de la gui

function formCita() {

  var app = UiApp.createApplication().setTitle('Programar Cita');

  var doc = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();

  var sheet = doc.getActiveSheet();

  var row = sheet.getActiveRange().getRowIndex();

  

//crear un Grid de 5 filas 2 columnas

  var grid = app.createGrid(5, 2);

  

  var textApptDate = app.createTextBox();

  // El texto introducido en el cuadro de texto se pasa a apptDate

  textApptDate.setName('fecha'); 

  var day = new Date();

  day.setDate(day.getDate()+1);

  textApptDate.setText(Utilities.formatDate(day, "PDT", "MM/dd/yyyy"));

  grid.setWidget(0, 0, app.createLabel('Fecha de la Cita:'));

  grid.setWidget(0, 1, textApptDate); 

  

  var textStartTime = app.createTextBox();

  // El texto introducido en el cuadro de texto se pasa a horaInicio

  textStartTime.setName('itiempo'); 

  textStartTime.setText('09:00');

  grid.setWidget(1, 0, app.createLabel('Día de trabajo de Inicio:'));

  grid.setWidget(1, 1, textStartTime);

  

  var textEndTime = app.createTextBox();

  // texto introducido en el cuadro de texto se pasa a la final de los tiempos.

  textEndTime.setName('ftiempo'); 

  textEndTime.setText('17:00');

  grid.setWidget(2, 0, app.createLabel('Tiempo de finalización:'));

  grid.setWidget(2, 1, textEndTime);

  

  var textUser = app.createTextBox();

  // El texto introducido en el cuadro de texto se pasa a userEmail

  textUser.setName('userEmail'); 

  textUser.setText(sheet.getRange(row, getColIndexByName("Correo")).getValue());

  grid.setWidget(3, 0, app.createLabel('Email'));

  grid.setWidget(3, 1, textUser);

  

  // Crear un cuadro de texto oculto para guardar el número de fila seleccionada en la hoja

  var rowValue = app.createTextBox();

  rowValue.setName('rNum');

  rowValue.setText(row.toString());

  rowValue.setVisible(false);

  grid.setWidget(4, 0, rowValue);

  

  // Crear panel vertical..

  var panel = app.createVerticalPanel();

  

  // ...y agregar el grid al panel

  panel.add(grid);

  

  // Crear un botón y controlador de clic, pase el objeto de la red como un elemento de devolución de llamada y el controlador como un controlador de clic

  // Identificar la función B como el controlador, haga clic en servidor

  var button = app.createButton('Aceptar');

  var handler = app.createServerClickHandler('programCita');

  handler.addCallbackElement(grid);

  button.addClickHandler(handler);

  

  // Agregar el botón en el panel y el panel de la aplicación, a continuación, mostrar la aplicación de la aplicación en el doc de hoja de cálculo

  panel.add(button);

  app.add(panel);

  doc.show(app);

}

//función de que los horarios de las citas y las actualizaciones de la hoja de cálculo

function programCita(e) {

  var fecha = e.parameter.fecha;

  var userEmail = e.parameter.userEmail;

  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();

  //calendario de usuario

  var userCalendar = CalendarApp.getCalendarById(userEmail);

//calendario de mesa de ayuda

  var helpDeskCalendar = CalendarApp.getDefaultCalendar();

    

  // Encontrar el primer horario disponible de 30 minutos en el día seleccionado

  var workDayStartTime = e.parameter.itiempo;

  var workDayEndTime = e.parameter.ftiempo;

  var startTime = new Date(fecha + " " + workDayStartTime);

  var endTime = new Date(startTime.getTime() + 30 * 60 * 1000);

  var row = e.parameter.rNum;

  

  while (endTime.getTime() < new Date(fecha + " " + workDayEndTime).getTime()) {

    var numUserEvents = userCalendar.getEvents(startTime, endTime).length;

    var numHelpDeskEvents = helpDeskCalendar.getEvents(startTime, endTime).length;

    

    if (numUserEvents == 0 && numHelpDeskEvents == 0) {

      CalendarApp.createEvent("Cita Mesa de Ayuda", startTime, endTime, 

                             {description: "Mesa de Ayuda- Ticket #" + row,

                             guests: userEmail}); 

      // Notas de actualización y de estado 

      sheet.getRange(row, getColIndexByName("Notas")).setValue("Cita."); 

      sheet.getRange(row, getColIndexByName("Estado")).setValue("En Progreso");       

      // Limpiar - obtener el objeto UiApp, cerrarla y volver

      var app = UiApp.getActiveApplication();

      app.close();

      return app;

    }

    // Agregar 30 minutos de inicio y fin

    startTime = endTime;

    endTime = new Date(startTime.getTime() + 30 * 60 * 1000);   

  }

  

  Browser.msgBox("No hay horario disponible en " + fecha + ". Intente otra fecha.");

   

  // Limpiar - obtener el objeto UiApp, cerrarla y volver

  var app = UiApp.getActiveApplication();

  app.close();

  return app;

}

//metodo para programar la cita

function formSubmitReply(e) {

  var userEmail = e.values[3];

  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();

  var lastRow = sheet.getLastRow();

  // Establecer el estado del ticket a "Nuevo".

  // Columna F es la columna Estado

  sheet.getRange(lastRow, getColIndexByName("Estado")).setValue("Nuevo");

  

  // Calcular cuántos otros "nuevos" billetes están por delante de éste

  var numNew = 0;

  for (var i = 2; i < lastRow; i++) {

    if (sheet.getRange(i, getColIndexByName("Estado")).getValue() == "Nuevo") {

      numNew++;  

    }    

  }

  MailApp.sendEmail(userEmail, 

                    "Helpdesk Ticket #" + lastRow, 

                    "Gracias por enviar su problema. Vamos a empezar " +

                    "trabajando en ello tan pronto como sea posible. En este momento está " +

                    "mero " +

                    (numNew + 1) + " en la cola. \n\n Mesa de ayuda.",                    

                    {name:"Mesa de Ayuda"});

}

function getColIndexByName(colName) { 

  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();

  var numColumns = sheet.getLastColumn();

  var row = sheet.getRange(1, 1, 1, numColumns).getValues();

  for (i in row[0]) {

    var name = row[0][i];

    if (name == colName) {

      return parseInt(i) + 1;

    } 

  }

  return -1;

}

//metodo enviar email

function enviarEmail() {

  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();

  var row = sheet.getActiveRange().getRowIndex();

  var userEmail = sheet.getRange(row, getColIndexByName("Correo")).getValue();

  var subject = "Mesa de Ayuda - Ticket #" + row;

  var body = "Hemos actualizado el estado de su ticket.\n\n Estado: " + sheet.getRange(row, getColIndexByName("Estado")).getValue();

  body += "\n\nNotas: " + sheet.getRange(row, getColIndexByName("Notas")).getValue();

  body += "\n\Resolucion: " + sheet.getRange(row, getColIndexByName("Resolución")).getValue();

    

  MailApp.sendEmail(userEmail, subject, body, {name:"Mesa de ayuda"});  

}   

// metodo para llenar la lista del site

function pushToSite() {

  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();

  var row = sheet.getActiveRange().getRowIndex();

  //url del site

  var site=SitesApp.getSiteByUrl("https://sites.google.com/site/gefersonhelpdesk/");

  //nombre de la pagina

  var kbPage = site.getChildByName("helpdesk");

  

  var values = [sheet.getRange(row, getColIndexByName("Descripción del Problema")).getValue(),

                sheet.getRange(row, getColIndexByName("Resolución")).getValue()];

  kbPage.addListItem(values);

}

    

Link del ejemplo: https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0ApnkyhgdI9tXdEp1VkEzOUpRdDhoT3JYR1JfSzA5ZkE#gid=0